BB Group Kunci Penting Kesuksesan SEA Games 2011

Tahun 2011 Indonesia kembali memperoleh kehormatan sebagai penyelenggara pesta olahraga terbesar Asia Tenggara, SEA Games XXVI. Kali terakhir Indonesia menjadi tuan rumah adalah tahun 1997 yang sekaligus menjadi tahun terakhir juga Indonesia menjadi juara umum. Setelahnya prestasi terbaik Indonesia hanyalah menjadi juara umum ketiga di tahun 1999, 2001, 2003 dan 2009. Oleh karena itu, semangat menyukseskan SEA Games 2011 saat itu bukan sekedar supaya Indonesia dikenal karena berhasil membuat acara yang meriah, tapi juga harapan untuk kembali membawa pulang tropi juara umum.

Saat itu saya sendiri merasa beruntung menjadi bagian dari penyelenggara yaitu sebagai Liaison Officer (LO), saya bukan satu-satunya karena masih ada ratusan orang lainnya yang juga menjadi LO dan juga ada ribuan Volunteer (VO) sebagai penyukses acara. Saya menjadi LO bagian transportasi untuk di kantor pusat Indonesia Sea Games Organizing Committee (INASOC), The Sultan Hotel Jakarta. Gambaran kasar pekerjaannya memastikan seluruh yang berhubungan dengan transportasi Sea Games dari dan menuju Hotel Sultan tidak ada gangguan. Karena merupakan kantor pusat, saya tidak bekerja sendiri, ada beberapa orang lagi yang juga duduk sebagai LO transportasi di Hotel Sultan dan kita juga dibantu oleh belasan volunteer.

Dan tentu saja LO transportasi bukan satu-satunya unsur INASOC yang dibutuhkan, apalagi untuk di Hotel Sultan yang menjadi pusat kegiatan Sea Games 2011. Ada puluhan LO lainnya, baik yang mengurusi tim dan official negara peserta, menemani Chef de Mission (CDM) masing-masing negara, atau yang bertanggungjawab pada event dan banyak bagian lainnya. Dan ini bukan hanya di Hotel Sultan saja, karena setiap hotel lainnya juga mempunyai masalah yang sama, begitu juga di venue acara.

Mengingat banyaknya orang yang harus dikoordinir, sementara waktu untuk mengadakan meeting jelas terbatas, maka dibutuhkan sarana komunikasi yang efektif, mampu menjangkau semua anggota tim namun tidak mensyaratkan setiap orang harus bertemu. Menggunakan radio transceiver atau Handy Talkie jelas bukan jawaban karena dibutuhkan dalam jumlah luar biasa banyak, menggunakan media komunikasi telepon dan pesan singkat (SMS) juga tidak menyelesaikan masalah, karena selain hanya bisa orang per orang, tentunya juga membutuhkan biaya besar.

Akhirnya ada yang mengusulkan untuk menggunakan Blackberry Messenger (BBM) Group saja karena memenuhi semua syarat yang dibutuhkan. Semua bisa menyampaikan kebutuhan atau keluhannya di grup dan bisa lansung ditanggapi juga, dan anggota lain yang mempunyai masalah yang sama cukup melihat history percakapan sehingga penanggung jawab tidak harus sering-sering menjawab pertanyaan yang sama.

Masalah yang timbul hanyalah tidak semua orang memiliki device blackberry, namun masalah tersebut juga bisa lansung diselesaikan. Blackberry bukan lagi barang langka di masyarakat, sehingga kalau bisa meminjam dari saudara atau teman, disarankan meminjam dulu untuk waktu dua minggu penyelenggaraan acara. Bahkan ada yang mengusulkan untuk membeli saja, mengingat honor yang akan dterima dari pekerjaan sebagai LO cukup besar. Atau kalau memang tetap tidak bisa juga, berusaha untuk selalu berhubungan dengan yang punya akses ke grup tersebut.

Jadilah pada akhirnya kita semua memang menggunakan BBM Group sebagai sarana komunikasi, dan memang terbukti sangat efektif. Meskipun mungkin di satu sisi agak mengganggu juga karena hampir setiap saat ada saja berita yang masuk. Namun untuk saya sendiri, saya hanya akan melihatnya bila beban pekerjaan sudah berkurang, atau memang ada yang harus disampaikan atau ditanyakan, dan handphone-nya sendiri saya alihkan ke silent mode supaya tidak terganggu dengan notifikasi dari pesan yang masuk setiap saat. Sehingga tidak jarang saat saya cek, sudah ratusan pesan menumpuk.

 Dan panitia di Hotel Sultan bukan satu-satunya yang menggunakan cara ini, bahkan kenyataanya hampir semua yang berlokasi di Jakarta menggunakan metode yang sama, saya kurang tau untuk yang di Palembang. Bahkan kadang ada yang tergabung tidak hanya dalam satu grup tapi dua atau bisa juga lebih. Seperti saya yang di bagian transportasi, selain harus berkomunikasi dengan yang sesama panitia di hotel, saya juga harus tahu pergerakan dari setiap venue terutama yang berhubungan lansung dengan Hotel Sultan, sehingga saya juga harus membuat grup sendiri dengan sesama LO transportasi. Dengan demikian saya bisa mengetahui kapan waktu mereka meninggalkan venue menuju tempat saya, di mana posisi mereka saat itu dan sebagainya.

Jadi meskipun tidak secara lansung mensponsori penyelenggaraan SEA Games 2011, tapi mungkin Indonesia juga harus berterima kasih kepada Research In Motion (RIM) ataupun perwakilannya di Indonesia karena sudah membantu menyukseskan acara dan membuat Indonesia bisa berdiri dengan kepala tegak saat gelaran selesai. Apalagi selain sukses dalam penyelenggaraan, Indonesia juga sukses menjadi juara umum. Salah satu yang menentukan tentu saja kuatnya dukungan supporter. Sebagian dari supporter adalah LO dan VO yang kebetulan sedang tidak bertugas, dan cara mobilisasinya juga melalui grup BBM.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: